Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσδιορίζει ένα μοναδικό ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο. Αντίθετα, ένα ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο μπορεί να προσδιορίζεται από περισσότερες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι χρήστες του δικτύου τηλεματικής Π.Θ. έχουν το δικαίωμα να διαθέτουν τουλάχιστον μία προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κατάληξη uth.gr και το αντίστοιχο ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο να συντηρείται στον εξοπλισμό του δικτύου υπό την επίβλεψη και την ευθύνη του αρμόδιου διαχειριστή. Το παραπάνω δικαίωμα ισχύει τουλάχιστον για όσο διάστημα διατηρείται η σχέση τους με το Π.Θ.
Το περιεχόμενο των διακινούμενων μηνυμάτων πρέπει να συνάδει με τα ακαδημαϊκά ιδεώδη και δεν πρέπει να είναι υβριστικό ούτε να χαρακτηρίζεται ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία (SPAM) π.χ. εμπορική διαφήμιση.
Η αποστολή μηνυμάτων από την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ΠΘ προς οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται από το διακομιστή με όνομα smtp.uth.gr. Η πρόσβαση σε αυτόν γίνεται με τα στοιχεία του λογαριασμού χρήστη (όνομα χρήστη και κωδικός) και το πρωτόκολλο SMTP AUTH (θύρες TCP 587 STARTLS και 465 SMTPS).
Η παραλαβή μηνυμάτων υλοποιείται με τέτοιο τρόπο, ώστε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα να ελέγχονται από κατάλληλο λογισμικό (φίλτρο), το οποίο δύναται να χαρακτηρίσει το μήνυμα ως ανεπιθύμητο, να διαγράψει μέρος του μηνύματος ή ολόκληρο το μήνυμα για την αποφυγή ιών και ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Ο διαχειριστής δύναται να ορίσει περιορισμούς στη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τη διαθεσιμότητα του εξοπλισμού που υλοποιεί την υπηρεσία αυτή, όπως:

• ανώτατο μέγεθος χωρητικότητας που θα καταλαμβάνει το γραμματοκιβώτιο κάθε χρήστη στους δίσκους του εξοπλισμού της υπηρεσίας, τηρώντας πάντα τις αρχές της ισότητας και της αναλογικότητας
• μέγιστο μέγεθος διακινούμενου μηνύματος συμπεριλαμβανομένων τυχόν συνημμένων αρχείων, το οποίο αυτή τη στιγμή είναι 10 Mb.

1.1 Χρήση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μέσω Ιστοσελίδας (Webmail)
Το δίκτυο τηλεματικής ΠΘ εξασφαλίζει την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω ιστοσελίδας (https://webmail.uth.gr). Η πρόσβαση σε αυτή γίνεται με ασφαλή τρόπο (κρυπτογραφημένη επικοινωνία) με τα στοιχεία του λογαριασμού χρήστη (όνομα χρήστη και κωδικός).

1.2 Χρήση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μέσω εφαρμογών διαχείρισης (mail clients)
Το δίκτυο τηλεματικής ΠΘ εξασφαλίζει την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω εφαρμογών διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (mail clients όπως Thunderbird, Opera, Outlook). Η πρόσβαση της εφαρμογής στο ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο γίνεται με ασφαλή τρόπο (κρυπτογραφημένη επικοινωνία) με τα στοιχεία του λογαριασμού χρήστη (όνομα χρήστη και κωδικός) και χρησιμοποιώντας τα πρωτόκολλα IMAPS ή POP3S.

1.3 Λίστες Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου
Ως λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (mailing list) νοείται ένα σύνολο διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μέλη της λίστας) που λαμβάνουν μηνύματα τα οποία αποστέλλονται σε μια κοινή διεύθυνση, τη διεύθυνση της λίστας.
Κάθε κάτοχος λογαριασμού χρήστη έχει το δικαίωμα να ζητήσει τη δημιουργία λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διαχειριστή τον ίδιο, αρκεί ο σκοπός της λειτουργίας της λίστας και το διακινούμενο περιεχόμενο να είναι συμβατά με ότι περιγράφεται ως αποδεκτό στην αρχή του κεφαλαίου.
Στη λίστα everybody@uth.gr ανήκουν υποχρεωτικά όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας του ΠΘ, με σκοπό την ομοιογενή διάχυση της πληροφορίας. Τα μηνύματα προς αυτή τη λίστα ή μέρος αυτής (alldep, alladm, allstudents, …) προωθούνται ύστερα από έγκριση του διαχειριστή για την αποφυγή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Επιπλέον, ορίζονται οι παρακάτω παράμετροι λειτουργίας της:

• Το μέγιστο μέγεθος των διακινούμενων μηνυμάτων εξαρτάται από τις εκάστοτε δυνατότητες του εξοπλισμού.
• Τα μηνύματα δεν πρέπει να διαθέτουν συνημμένα. Σε περίπτωση που αυτό χρειάζεται, αντί του συνημμένου αρχείου, να περιλαμβάνεται σύνδεση (link) προς αυτό σε μια θέση δικτύου.
• Το ωράριο προώθησης των μηνυμάτων από το διαχειριστή είναι 08.30-16.30 στις εργάσιμες ημέρες.