Στην περίπτωση χρήσης των συστημάτων τηλεδιάσκεψης τύπου Η.323 τα οποία είναι εγκατεστημένα στη αίθουσες τηλεδιάσκεψης του ΠΘ, υπάρχει συγκεκριμένη λειτουργία εγγραφής από το μενού επιλογών του συστήματος. Μπορεί να ενεργοποιηθεί είτε τοπικά με τη χρήση του τηλεχειριστηρίου χειρός, είτε απομακρυσμένα μέσω του Web-Interface. Το παραγόμενο αρχείο είναι της μορφής MPEG-4 (.mp4) χαμηλής ανάλυσης, και μπορεί να ληθφεί από τη συσκευή είτε μέσω του Web-Interface, είτε αφαιρώντας προσωρινά το αποθηκευτικό μέσο (κάρτα μνήμης MemoryStick) και αντιγράφοντας τα περιεχόμενα σε Η/Υ μέσω αναγνώστη καρτών. Η μέγιστη διάρκεια εγγραφής εξαρτάται από το μέγεθος της εγκατεστημένης κάρτας μνήμης, η οποία στα τερματικά των αιθουσών τηλεδιάσκεψης είναι χωρητικότητας 4GB, χώρος που επαρκεί για περίπου εννέα (9) ώρες συνολικών εγγραφών.
Στην περίπτωση χρήσης Η/Υ με εφαρμογή τηλεδιάσκεψης (ePresence, BigBlueButton, Skype, Teamviewer κ.ά.) η εγγραφή επιτυγχάνεται με κατάλληλο λογισμικό, το οποίο θα πρέπει να τρέχει ταυτόχρονα με την τηλεδιάσκεψη και θα καταγράφει την επιφάνεια εργασίας, τον ήχο που ακούγεται από τα ηχεία και το μικρόφωνο. Ενδεικτικά λογισμικά που καλύπτουν τη ζητούμενη εγγραφή είναι: Camtasia, Action!, ZDsoft, Fraps κ.ά.