Για αιτήματα βιντεοσκόπησης εκδήλωσης, συμπληρώνεται και υπογράφεται από τον διοργανωτή η Αδειοδότηση Βιντεοσκόπησης. Μετά την ολοκλήρωση της βιντεοσκόπησης, το ψηφιακό αρχείο video μεταφέρεται σε αποθηκευτικό μέσο που προσκομίζει ο Διοργανωτής (πχ.USB Flash Disk) και διαγράφεται από τα ηλεκτρονικά συστήματα του Π.Θ. (Η/Υ, κάμερες κτλ).
 
Για αιτήματα φιλοξενίας αρχείων video προς δημόσια διάθεση μέσω του VOD Server, τα αρχεία παραδίδονται στην τελική τους μορφή (τίτλοι,εφέ κτλ) στο αρμόδιο τμήμα της Δ/νσης Μηχανοργάνωσης του ΠΘ στη μέγιστη δυνατή ποιότητα (ανάλυση & bitrate) σε οποιαδήποτε μορφή αρχείου (κατά προτίμηση MP4) και υπογράφεται το σχετικό έγγραφο Αδειοδότησης Αποθήκευσης και Δημοσίευσης Ψηφιακού Υλικού.
Ανάλογα με την ψηφιακή κωδικοποίηση του video δρομολογείται η αναγκαία μετατροπή του format (τύπος αρχείου και λόγος συμπίεσης) για την τελική τοποθέτησή του στον εξυπηρετητή του ΠΘ. Κατόπιν αποστέλλεται ο υπερσύνδεσμος προβολής του video στον ενδιαφερόμενο χρήστη.