1. ΓΕΝΙΚΑ
 
1.1 Στo Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας λειτουργεί ένα δίκτυο πιστοποιημένων αιθουσών τηλεδιάσκεψης σε διάφορα κτίρια, προς εξυπηρέτηση συνεδριάσεων συλλογικών οργάνων (εκλεκτορικά, διδακτορικά, κ.ά.).  Η λίστα αιθουσών βρίσκεται αναρτημένη στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας.
 
1.2 Το σχήμα διαχείρισης των τηλεδιασκέψεων που διεξάγονται στο ΠΘ είναι κατανεμημένο ανά Τμήμα, όπου έχουν ορισθεί συγκεκριμένοι Υπεύθυνοι Τεχνικοί τηλεδιάσκεψης. Η λίστα των Yπεύθυνων Τεχνικών τηλεδιασκέψεων ανά Τμήμα είναι αναρτημένη στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας.

1.3 Οι Διαθεσιμότητες των αιθουσών τηλεδιάσκεψης, απεικονίζονται σε πραγματικό χρόνο υπό μορφή on-line ημερολογίου στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας.
 
1.4 Προϋπόθεση χρήσης της υπηρεσίας είναι τουλάχιστον ένα μελος από τους μετέχοντες στην εκαστοτε τηλεδιάσκεψη να είναι εγγεγραμμένο στην Υπηρεσία Καταλόγου του δικτύου Π.Θ., δηλαδή να διαθέτει λογαριασμό χρήστη.
 
 
2. ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ
 
2.1 Κάθε Τμήμα του Π.Θ. ορίζει τουλάχιστον έναν υπάλληλό του ως Υπεύθυνο Τεχνικό για την υποστήριξη των τηλεδιασκέψεων που αφορούν το Τμήμα. Είναι δυνατόν ο ορισμός Υπευθύνου Τεχνικού (ή ομάδας Τεχνικών) να γίνεται σε επίπεδο Κοσμητείας, ώστε να εξυπηρετούνται τα Τμήματα που ανήκουν σε αυτή.
Για τις λοιπές τηλεδιασκέψεις που οργανώνονται από τα λοιπά διοικητικά όργανα του ΠΘ (πχ. Πρυτανεία) η τεχνική υποστήριξη γίνεται απευθείας από τους μηχανικούς Πληροφορικής της Δ/νση Μηχανοργάνωσης.
 
2.2 Οι Υπεύθυνοι Τεχνικοί εκπαιδεύονται από τους μηχανικούς Πληροφορικής της Δ/νσης Μηχανοργάνωσης σε ότι αφορά τη χρήση του εγκατεστημένου υλικού στις πιστοποιημένες αίθουσες τηλεδιάσκεψης του ιδρύματος, του συμπληρωματικού εξοπλισμού τηλεδιάσκεψης που διατίθεται από τα Τμήματα καθώς επίσης και στη λειτουργία των διαθέσιμων πλατφορμών τηλεδιάσκεψης (πχ. ePresence, BigBlueButton κ.ά.).
 
2.3 Τα καθήκοντα των Υπεύθυνων Τεχνικών τηλεδιάσκεψης είναι κατ’ελάχιστον τα ακόλουθα:
2.3.1) Φροντίζουν για την ασφάλεια και την καλή χρήση του όλου του εξοπλισμού τηλεδιάσκεψης, καθ’υπόδειξη της Δ/νσης Μηχανοργάνωσης καθώς και των διοικητικών οργάνων του κάθε Τμήματος.
2.3.2) Εκτελούν περιοδικούς ελέγχους για τη διασφάλιση της καλής λειτουργίας του εξοπλισμού τηλεδιάσκεψης καθώς και των διαθέσιμων πλατφορμών τηλεδιάσκεψης. Όταν προκύπτει κάποια δυσλειτουργία ή ασυνήθιστη λειτουργία, ενημερώνουν άμεσα τους μηχανικούς Πληροφορικής της Δ/νσης Μηχανογράνωσης με χρήση ηλεκτρονικού μηνύματος (για λόγους τήρησης αρχείου) ή τηλεφωνικά αν θεωρείται κρίσιμη και επείγουσα περίπτωση.
2.3.3) Διεκπεραιώνουν την αναγκαία ηλεκτρονική αλληλογραφία για την εκάστοτε οργάνωση και συντονισμό των συμμετεχόντων άκρων κάθε τηλεδιάσκεψης.
2.3.4) Επιλέγουν τη βέλτιστη τεχνική λύση για την υλοποίηση κάθε τηλεδιάσκεψης, λαμβάνοντας υπ’όψη:
2.3.4.α) το πλήθος των συμμετεχόντων άκρων
2.3.4.β) τον διαθέσιμο εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης σε κάθε άκρο
2.3.4.γ) το πλήθος των ατόμων σε κάθε άκρο
2.3.4.δ) τις λοιπές τεχνικές απαιτήσεις των συμετεχόντων (πχ. μετάδοση ηλεκτρονικής παρουσίασης)
2.3.5) Δεσμεύουν την εκάστοτε αίθουσα τηλεδιάσκεψης (εφόσον κρίνεται αναγκαία η χρήση της), ερχόμενοι σε επικοινωνία με τον Υπεύθυνο Διαχείρισης της αίθουσας, οποίος με τη σειρά του ενημερώνει το οn-line ημερολόγιο Διαθεσιμότητας.
2.3.6) Έρχονται σε επαφή (με όποιο διαθέσιμο μέσο, πχ τηλεφωνικά, με ηλεκτρονικό μήνυμα κτλ) με όλα τα άκρα των εκάστοτε προγραμματισμένων τηλεδιασκέψεων και διεξάγουν έγκαιρα τεχνικές δοκιμές, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή λειτουργία όλων των εμπλεκόμενων συστημάτων και να επιτυγχάνεται ικανοποιητική ποιότητα μετάδοσης εικόνας και ήχου από και προς όλα τα άκρα.
2.3.7) Ενημερώνουν έγκαιρα τους διοργανωτές των εκάστοτε τηλεδιασκέψεων για τυχόν προβληματικά άκρα, για τα οποία είναι διαπιστωμένο (μετά από δοκιμές) πως παρουσιάζουν τεχνικά προβλήματα και δεν είναι εγγυημένη η ομαλή και ικανοποιητική σύνδεσή τους.
2.3.8) Υποστηρίζουν (τοπικά ή απομακρυσμένα) μέλη του Ιδρύματος τα οποία είναι προσκεκλημένα ως μετέχοντα άκρα σε τηλεδιασκέψεις που διοργανόνωνται από άλλα Ιδρύματα.
2.3.9) Ανταλάσσουν την τεχνογνωσία τους τόσο με τους λοιπούς Τεχνικούς Υπευθύνους τηλεδιασκέψεων όσο και με τους μηχανικούς Πληροφορικής της Δ/νσης Μηχανοργάνωσης, με σκοπό την πλήρη εκμετάλλευση της διαθέσιμης τεχνολογίας αλλά και την κατάθεση προτάσεων βελτίωσης της υπηρεσίας.
 
 
3. ΡΟΗ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΩΝ
 
3.1 Ο ενδιαφερόμενος διοργανωτής αρχικά συμβουλεύεται την ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Τηλεδιασκέψεων στο σημείο «Διαθεσιμότητα» της αίθουσας Τηλεδιάσκεψης που τον ενδιαφέρει να χρησιμοποιήσει, ώστε να κάνει μια πρώτη επιλογή για αίτηση δέσμευσης (ημέρας και ώρας). Κατόπιν συμπληρώνει τη διαθέσιμη Αίτηση Τηλεδιάσκεψης και την αποστέλλει ηλεκτρονικά στον Υπεύθυνο Τεχνικό τηλεδιάσκεψης, συμβουλευόμενος τα ισχύοντα στοιχεία επικοινωνίας που είναι αναρτημένα στον ιστότοπο πληροφοριών για την Υπηρεσία Τηλεδιάσκεψης, στον πίνακα «Στοιχεία επικοινωνίας Υπεύθυνων Τεχνικών τηλεδιάσκεψης ανά Τμήμα ΠΘ».
3.2 Σε περίπτωση μεμονομένης συμμετοχής μέλους του ΠΘ ως εξωτερικός συμμετέχοντας σε τηλεδιάσκεψη άλλου Ιδρύματος, αυτό αποστέλλεται ως απλό ηλεκτρονικό μήνυμα από τον ενδιαφερόμενο προς στον εκάστοτε Τεχνικό Υπεύθυνο του Τμήματός στο οποίο ανήκει, για την παροχή τεχνικής υποστήριξης.
3.3 Ο τεχνικός υπεύθυνος του εκάστοτε τμήματος εκτελεί τις απαιτούμενες ενέργειες σύμφωνα με τα καθήκοντα που περιγράφοτναι στον παρόντα κανονισμό, ώστε να διεξαχθεί επιτυχώς η αιτούμενη τηλεδιάσκεψη.