Παρακάτω ακολουθούν κάποιες συμβουλές. Εσείς, ο τελικός χρήστης, πρέπει να αποφασίσετε για τον πιο βολικό τρόπο χρήσης της υπηρεσίας: 1) Μπορείτε να συνδεθείτε με το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιό σας χρησιμοποιώντας είτε την υπηρεσία webmail, είτε μια από τις διαθέσιμες δωρεάν εφαρμογές που υπάρχουν γι αυτό το σκοπό: Windows Mail, Microsoft Outlook και Mozilla Thunderbird είναι οι πιο γνωστές. Επιλέξτε αυτή με την οποία αισθάνεστε πιο άνετα στη χρήση της. 2) Σχετικά με τον τύπο σύνδεσης με το διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας, ανάμεσα σε IMAP και POP3 επιλέξτε τον πρώτο (ΙΜΑΡ) για τους λόγους που αναφέρονται εδώ. (……...) 3) Χρησιμοποιείστε φάκελους IMAP για καλύτερη αρχειοθέτηση των μηνυμάτων σας στο διακομιστή. Σε περίπτωση υπέρβασης της διαθέσιμης σε σας χωρητικότητας δίσκου (quotas) επιλέξτε να αποθηκεύσετε παλαιότερα μηνύματα που δεν θέλετε να διαγράψετε σε φακέλους στον τοπικό δίσκο του Η/Υ σας – αυτά τα μηνύματα θα είναι ορατά μόνο από το συγκεκριμένο Η/Υ. 4) Ορίστε φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και αυτόματης αρχειοθέτησης ανάλογα με την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε για να εξοικονομήσετε χρόνο από τη διαλογή των εισερχομένων μηνυμάτων σας. Διαβάστε σχετικά εδώ. (….….) 5) Επιλέξτε προσεκτικά τον τρόπο διαγραφής μηνυμάτων που σας ταιριάζει. Μετά την οριστική διαγραφή μηνύματος ή μηνυμάτων, δεν υπάρχει δυνατότητα αναίρεσης. Γενικά υπάρχουν τρεις τρόποι λειτουργίας της εντολής διαγραφής:

• το μήνυμα διαγράφεται άμεσα και συνήθως δίνεται δυνατότητα αναίρεσης η οποία ισχύει μόνο αμέσως μετά τη διαγραφή.
• το μήνυμα μαρκάρεται «προς διαγραφή» και η οριστική διαγραφή του εκτελείται με επόμενη εντολή (σύμπτυξη φακέλων, εκκαθάριση διαγραμμένων).
• το μήνυμα μεταφέρεται σε ειδικό φάκελο για τα διαγραμμένα (κάδος, trash) και η οριστική διαγραφή του εκτελείται με επόμενη εντολή (άδειασμα κάδου).