1. Εισαγωγή

Το σύστημα τηλεφωνίας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας αποτελεί το ποιο σύγχρονο σύστημα τηλεφωνίας στην περιφέρεια Θεσσαλίας έναντι οιασδήποτε άλλη κρατικής διοικητικής μονάδας .  Οι υπηρεσίες τηλεφωνίας παρέχονται στα παρακάτω σημεία:

 
Οι υπηρεσίες τηλεφωνίας βασίζονται πλήρως στο πρωτόκολλο IP απολύτως ενοποιημένες με το σύστημα δεδομένων .
Μια σειρά από άλλα υποσυστήματα τηλεφωνίας λειτουργούν εκ παραλλήλου επίσης με το κεντρικό σύστημα τηλεφωνίας. Ενδεικτικά αναφέρουμε το σύστημα αυτόματης διαδραστικης απόκρισης (Interactive Voice Response) καθώς επίσης και την φωνητική πύλη του Ιδρύματος, προσφέροντας αντίστοιχες υπηρεσίες.
 

2. Δικαιούχοι

Δικαιούχοι τηλεφωνικού εξοπλισμού  και υπηρεσίες είναι όλα τα μέλη του ιδρύματος συνδεόμενα με μόνιμη σχέση εργασίας με το ίδρυμα., καθώς και αυτόνομες λειτουργικές οντότητες του ιδρύματος.
Αναλυτικά ως μόνιμοι σχέση εργασίας με το ίδρυμα αναφέρουμε:

1. Μέλη ΔΕΠ
2. Επίτιμα μέλη ΔΕΠ
3. Μέλη ΕΙΔΙΠ
4. Μέλη ΕΤΕΠ
5. Μόνιμο Διοικητικό Προσωπικό (ΙΔΑΧ και Δημοσίου)
6. Συμβασιούχοι με σχέση εργασίας έργου
7. Υποψήφιοι Διδάκτορες μέσω των εργαστηρίων που εργάζονται
8. Αποσπασμένο προσωπικό μέσω των εργαστηρίων/ υπηρεσιών που εργάζονται

Ως αυτόνομες λειτουργικές οντότητες αναφέρουμε:

1. Ερευνητικά εργαστήρια
2. Κλινικές
3. Σημεία ελέγχου δικτύου
4. Συστήματα συναγερμού
5. Κυλικεία
6. Φύλακες
7. Θεωρεία

Για κάθε ένα από του ανωτέρω δικαιούχους προβλέπεται η απόδοση εξοπλισμού καθώς και η απόδοση υπηρεσιών, κωδικών και δικαιωμάτων για την διεξαγωγή τηλεφωνικών κλήσεων.
 

3. Εκχώρηση / Επιστροφές Εξοπλισμού

Για κάθε ένα από τους δικαιούχους του Κεφαλαίου 2 προβλέπεται η απόδοση του παρακάτω εξοπλισμού και υπηρεσιών.

1. Τηλεφωνικές Συσκευές
   1. Ψηφιακές τηλεφωνικές συσκευές
   2. Αναλογικές τηλεφωνικές συσκευές
2. Κωδικοί τηλεφωνικών κλήσεων

Η απόδοση των ανωτέρω πραγματοποιείται με την συμπλήρωση ειδικού εντύπου από τον ενδιαφερόμενο. Ακολουθεί η διαδικασία χρέωσης εξοπλισμού και υπηρεσίας.
Το είδος της συσκευής παραχωρείται με βάση το παρακάτω κανονιστικό πλαίσιο.

Ψηφιακές Συσκευές

1. Πρύτανης – Αντιπρυτάνεις και γραμματείες τους
2. Κοσμήτορες και γραμματείες τους
3. Πρόεδροι Τμημάτων
4. Κεντρικές Γραμματείες Τμημάτων
5. Σημεία ελέγχου ΚΕΔ
6. Οπουδήποτε με εντολή πρύτανη
7. Σε οποιοδήποτε σημείο δεν υπάρχει διαθεσιμότητα αναλογικού κυκλώματος

Αναλογικές  συσκευές

1. Ολο το προσωπικό που δεν εμπίπτει στην ανωτέρω κατηγορία
2. Συστήματα τηλεομοιοτυπίας

Κωδικοί τηλεφωνικών κλήσεων και δικαιώματα κλήσης

1. Μέλη ΔΕΠ με επιβλεπόμενο εργαστήριο  - 2 Κωδικοί
2. Ολο το υπόλοιπο προσωπικό ένας κωδικός κλήσης

Επιστροφές
Αμα τη λήξη της σχέσης εργασίας κάθε φυσικού δικαιούχου με το ίδρυμα, επέρχεται  αυτοδικαίως η επιστροφή του εξοπλισμού και της σχετικής υπηρεσίας.
 

4. Σύστημα Τελοχρέωσης

Στο τηλεφωνικό δίκτυο λειτουργεί σύστημα τελοχρέωσης για την παρακολούθηση της τηλεφωνικής χρέωσης συνολικά αλλά και ατομικά του κάθε δικαιούχου.  Στους δικαιούχους αποδίδεται ένα ελάχιστο όριο τηλεφωνικών μονάδων όπως αυτό προκύπτει εκ της ιδιότητας του δικαιούχου. Ο πίνακας που ακολουθεί περιγράφει το όριο τηλεφωνικών μονάδων που αποδίδεται σε κάθε δικαιούχο.

 
Σε καθημερινή βάση λειτουργεί σύστημα παρακολούθησης έτσι ώστε οι κλήσεις υπερβολικής χρέωσης να ελέγχονται αναφορικά με την πιθανότητα υποκλοπής και κακής χρήσης τηλεφωνικών κωδικών
Μετά το πέρας κάθε διμήνου παράγεται σχετική αναφορά συνολική τελοχρέωσης κάθε δικαιούχου η οποία δύναται να αξιοποιείται καταλλήλως από τις αρμόδιες διοικητικές μονάδες. Επιπλέον από το κέντρο δικτύου μέσω ειδικής ιστοσελίδας παρέχεται πλήρη ενημέρωση για τις πραγματοποιθείσες κλήσεις καθώς και για την συνολική χρέωση οποιαδήποτε χρονικού διαστήματος.

5. Τηλεφωνικά Κυκλώματα Ειδικού Σκοπού

Σε πολύ ειδικές περιπτώσεις απαιτείται η εγκατάσταση τηλεπικοινωνιακών κυκλωμάτων ειδικού σκοπού.
Ενδεικτικά αναφέρουμε:
Απλές αφόρτιστες «ευθείες» ήτοι απλή 2-σύρματη ή 4-σύρματη σύνδεση με σημεία εξωτερικά του ιδρύματος.
Τηλεφωνικές γραμμές ειδικού σκοπού όπως εργαστήρια εκτός κτιριακών συγκροτημάτων του ιδρύματος για σκοπούς μέτρησης και παρακολούθησης.
Για κάθε ένα από τα ανωτέρω κυκλώματα ακολουθούνται τα παρακάτω:

1. Διαδικασία ελέγχου του αιτήματος από ΚΕΔ έτσι ώστε να διασφαλισθούν οι προϋποθέσεις διασύνδεσης και λογιστικής ενσωμάτωσης.
2. Έγκριση από τον πρύτανη του Ιδρύματος.

6. Διαδικασίες Αναθεώρησης

Για το παρόν κείμενο προβλέπεται μόνιμη διαδικασία αναθεώρησης σε χρονικό διάστημα 6 μηνών για την προσθήκη, αφαίρεση, επικαιροποίηση των κανονιστικών του διατάξεων.